Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) führte zum 1. Januar 2025 eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ein: Statt bisher 10 Jahren müssen Unternehmen steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen nur noch 8 Jahre archivieren. Die Regelung betrifft alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Stichtag noch nicht abgelaufen war.

Die rechtliche Grundlage bilden § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 Abgabenordnung (AO) sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 Handelsgesetzbuch (HGB). Die Änderung zielt auf eine spürbare Entlastung von Unternehmen ab, die weniger Zeit und Platz für die Archivierung aufwenden müssen.

Betroffene Dokumenttypen

Die 8-Jahres-Frist gilt für folgende Buchungsbelege:

  • Rechnungen und Quittungen
  • Zahlungsnachweise und Kontoauszüge
  • Lieferscheine
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Kostenbelege

Diese Unterlagen fallen unter die Kategorie steuerlich und handelsrechtlich relevanter Dokumente, die für die Prüfung durch Finanzbehörden zugänglich sein müssen.

Ausnahme für Finanzinstitute seit August 2025

Im August 2025 beschloss das Bundeskabinett eine Ausnahmeregelung für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Diese müssen Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre aufbewahren. Das Bundesfinanzministerium begründete die Maßnahme am 6. August 2025 mit der Bekämpfung von Steuerhinterziehung: Längere Ermittlungen bei Fällen wie Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften erfordern den Zugriff auf ältere Unterlagen. Da Finanzinstitute ihre Belege überwiegend digital archivieren, gehe die Behörde von einem geringen zusätzlichen Erfüllungsaufwand aus.

Anforderungen an die Aufbewahrungsform

Die Art der Archivierung richtet sich nach der Dokumentenart. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und nach Zollverfahrensvorschriften erforderliche Unterlagen müssen laut IHK München (13. April 2026) im Original aufbewahrt werden. Diese Originale sind gesichert – vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt – sowie geordnet zu archivieren, damit ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit prüfen kann.

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Digitale Originale und GoBD-Compliance

Originär digitale Unterlagen, die steuerlich relevant sind, müssen in elektronischer Form archiviert werden. Sie dürfen während der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden und müssen maschinell ausgewertet werden können. Die bloße bildliche Wiedergabe auf Papier oder inhaltliche Wiedergabe auf beliebigen Datenträgern reicht für solche Unterlagen nicht aus.

Unternehmen müssen bei der elektronischen Archivierung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) der Finanzverwaltung beachten. Die GoBD gelten seit 2019 und wurden im März 2024 aktualisiert. Digitale Originale dürfen nicht einfach ausgedruckt und anschließend gelöscht werden.

Praxishinweise und Risiken

Die IHK München wies am 13. April 2026 auf ein spezifisches Problem hin: Rechnungen auf Thermopapier verlieren ihre Lesbarkeit über die Jahre. Betroffene Belege müssen zeitnah auf normales Papier kopiert werden, die Kopie ist zur Originalrechnung zu heften.

Dokumentenmanagement-Systeme können Aufbewahrungsfristen automatisieren, revisionssicher archivieren und nach Ablauf rechtskonform vernichten. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Risiko fehlerhafter Löschungen oder zu langer Aufbewahrung.

Fehler bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen können zu rechtlichen Konsequenzen führen. Unternehmen sollten ihre internen Archivierungsprozesse auf die seit 2025 geltenden Fristen anpassen und zwischen den unterschiedlichen Zeiträumen für Buchungsbelege (8 bzw. 10 Jahre), andere Geschäftsunterlagen (6 Jahre) und Jahresabschlüsse (10 Jahre) differenzieren.