Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 14. Juli 2025 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) angepasst. Die Änderungen gelten mit sofortiger Wirkung und reagieren auf die seit Januar 2025 bestehende E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Die GoBD regeln, wie Unternehmen ihre steuerliche Dokumentation revisionssicher und prüfungstauglich aufbewahren müssen, um den Anforderungen der Abgabenordnung nach §§ 146, 147 AO zu entsprechen.

XML-Archivierung bei E-Rechnungen reicht meist aus

Die wichtigste Neuerung betrifft die Archivierung eingehender E-Rechnungen. Laut Randziffer 131 der aktualisierten GoBD muss der strukturierte Teil der E-Rechnung – insbesondere im XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD – aufbewahrt werden. Der menschlich lesbare Datenteil einer E-Rechnung, etwa ein PDF, ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn er zusätzliche oder abweichende, besteuerungsrelevante Informationen enthält. Dazu zählen Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder qualifizierte elektronische Signaturen.

Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder Factur-X, die sowohl XML- als auch PDF-Inhalte enthalten, reicht im Regelfall die XML-Datei zur GoBD-konformen Archivierung aus. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format wie eine Bilddatei ist nicht zulässig. Die Regelung reduziert den Speicherbedarf erheblich, da Unternehmen nicht mehr grundsätzlich beide Formate archivieren müssen.

Ausgangsrechnungen: PDF-Archivierung wird optional

Auch bei Ausgangsrechnungen bringt die Aktualisierung Erleichterungen. Nach Randziffer 76 der GoBD muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung ab der Erstellung gespeichert oder aufbewahrt werden, wenn das Unternehmen jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann. Dies gilt vor allem für Unternehmen mit Fakturierungssoftware, die dauerhaft die ursprünglichen Daten vorhält und nicht nur einen Druck. Die Archivierung von PDFs wird damit optional, wenn das System zur jederzeitigen Reproduzierung identischer Ausgangsrechnungen in der Lage ist.

Konvertierung: Original und Kopie archivieren

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden – etwa Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge als PDF. Eine Konvertierung in ein anderes Format ist laut Randziffer 131 und 135 der GoBD zulässig. Bei der Umwandlung in ein unternehmenseigenes Format sind jedoch regelmäßig beide Fassungen – Original und konvertierte Version – zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Fassung muss als solche gekennzeichnet werden.

Weitere BMF-Schreiben konkretisieren Regelungen

Bereits am 25. Juni 2025 zirkulierte ein weiterer BMF-Entwurf mit Präzisierungen zum Validierungserfordernis und zu den Auswirkungen von Format- und inhaltlichen Fehlern. Das BMF lud zur Stellungnahme durch die Verbände ein. Die endgültige Veröffentlichung dieses BMF-Schreibens war für das vierte Quartal 2025 angekündigt.

Am 17. März 2026 folgte ein weiteres BMF-Schreiben, das den Anwendungserlass zu § 146a AO umfassend änderte und die E-Rechnung im strukturierten XML-Format ausdrücklich als zulässiges Format anerkannte.

Verfahrensdokumentation wird zur Pflichtaufgabe

Mit den GoBD-Änderungen rückt die Verfahrensdokumentation stärker in den Fokus der Finanzverwaltung. Unternehmen müssen ihre Verfahrensdokumentation vollständig aktualisieren, um die neuen Anforderungen abzubilden. Dies ist entscheidend für das Bestehen von Betriebsprüfungen und zur Vermeidung von Hinzuschätzungen.

Die Handlungserfordernisse umfassen:

  • Anpassung von Rechnungs- und IT-Prozessen an die E-Rechnung und neue GoBD-Vorgaben
  • Sicherstellung, dass Systeme maschinell auswertbare E-Rechnungsdaten verarbeiten können
  • Implementierung valider Prüfprozesse
  • Gewährleistung eines GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystems

Praxisrelevanz für Unternehmen

Die Aktualisierung adressiert konkrete Praxisprobleme, die durch die Einführung der E-Rechnungspflicht entstanden sind. Vor dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 war unklar, ob neben dem strukturierten XML-Datensatz auch der menschenlesbare PDF-Teil zwingend aufzubewahren ist. Die Klarstellung durch das BMF erleichtert Archivierungsprozesse und reduziert den Speicherbedarf.

Unternehmen, die ihre Systeme und Prozesse nicht entsprechend anpassen, riskieren Vorsteuerverluste und Prüfungsrisiken. Die technischen und organisatorischen Anforderungen zur Verarbeitung strukturierter E-Rechnungsdaten erfordern in vielen Fällen Investitionen in IT-Systeme und Schulungen.