E-Rechnung im Alltag: Formate XRechnung und ZUGFeRD im praktischen Vergleich

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch ausstellen. Zwei Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Standards ermöglichen die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten, unterscheiden sich aber in ihrer technischen Struktur, Lesbarkeit und ihrem primären Einsatzgebiet.

Bis spätestens 2028 müssen nahezu alle Rechnungen im Business-to-Business- sowie Business-to-Government-Bereich in EU-konformen E-Invoicing-Formaten ausgetauscht werden. Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail reichen nicht mehr aus – stattdessen müssen Rechnungen als strukturierte Datensätze vorliegen.

Technischer Aufbau: XML versus Hybrid-Format

XRechnung ist eine reine XML-Datei mit der Endung .xml, die ausschließlich maschinell lesbar ist. Die XML-Struktur kann in zwei Schemata umgesetzt werden: sowohl in UBL (Universal Business Language) als auch in CII (Cross Industry Invoice) gemäß EU-Norm. Das ausschließliche XML-Format sorgt für eine höhere Sicherheit und Verlässlichkeit im Vergleich zu hybriden Formaten.

ZUGFeRD – die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" – verfolgt einen anderen Ansatz. Das Format kombiniert zwei Komponenten: eine maschinenlesbare XML-Datei und ein für Menschen lesbares PDF/A-3, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Die Datei trägt die Endung .pdf mit einem Anhang namens zugferd-invoice.xml. Im Gegensatz zur XRechnung kann ZUGFeRD nur im CII-Syntax umgesetzt werden, nicht in UBL.

Inhaltliche Übereinstimmung bei unterschiedlicher Struktur

ZUGFeRD Version 2.1.1 ist inhaltlich identisch mit der XRechnung und erfüllt alle spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. Das Format bietet mehrere Profile zur Rechnungsstellung – sowohl für B2G- als auch B2B-Rechnungen. Das Profil XRECHNUNG wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt und weiterentwickelt.

Der Standard XRechnung ergänzt auf nationaler Ebene die EU-Norm EN 16931 um 21 nationale Geschäftsregeln und wird damit den deutschen Gesetzesvorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung gerecht.

Anwendungsbereiche: Behörden versus Unternehmen

Die beiden Formate haben unterschiedliche primäre Einsatzgebiete. XRechnung ist für den Rechnungsversand an deutsche Behörden vorgeschrieben. Unternehmen, die regelmäßig mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, müssen diesen streng regulierten und standardisierten Standard nutzen. Die Erstellung gilt als vergleichsweise komplex.

ZUGFeRD richtet sich primär an den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Die Nutzung ist freiwillig, etabliert sich aber parallel zur XRechnung. Das Format ist universell einsetzbar: in B2B-, B2G- und theoretisch sogar B2C-Kontexten, da das PDF von Menschen lesbar ist. Diese Flexibilität ermöglicht es, mit einem Standard alle Zielgruppen abzudecken. ZUGFeRD ist im klassischen B2B-Alltag weniger komplex und anpassungsfähiger für verschiedene Geschäftsmodelle und branchenübergreifende Nutzung.

Lesbarkeit als entscheidender Praxisunterschied

Ein wesentlicher praktischer Unterschied betrifft die Lesbarkeit für Menschen. XRechnung ist ausschließlich maschinell verarbeitbar – ohne entsprechende Tools kann ein Mensch den Inhalt nicht direkt lesen. ZUGFeRD dagegen ermöglicht durch die Kombination von XML und eingebettetem PDF, dass sowohl Menschen das Dokument lesen als auch Maschinen es automatisiert verarbeiten können.

Diese Hybrid-Struktur macht ZUGFeRD besonders flexibel, da Rechnungsinformationen visuell erfassbar bleiben, während gleichzeitig automatisierte Verarbeitung möglich ist.

Automatisierung und ERP-Integration

Beide Formate ermöglichen gegenüber traditionellen PDF-Rechnungen die direkte Integration in ERP-Systeme, die vollständige Automatisierung der Rechnungsverarbeitungsprozesse und die Reduzierung manueller Verarbeitung samt Fehleranfälligkeit. Die reine XML-Struktur der XRechnung ist dabei speziell für die automatisierte Verarbeitung optimiert.

Historische Entwicklung und parallele Standards

Die Existenz von zwei Formaten hat historische und praktische Gründe. XRechnung wurde ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt, während sich ZUGFeRD parallel für B2B-Zwecke etablierte. Diese Entwicklung führte dazu, dass beide Standards nebeneinander existieren und zur Verwendung bereitstehen. Mit ZUGFeRD Version 2.1.1 ist inzwischen eine vollständige Kompatibilität mit XRechnung-Anforderungen erreicht.

Welches Format für welchen Zweck?

Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung der notwendige und vorgeschriebene Standard. Unternehmen mit regelmäßigen B2G-Beziehungen kommen an diesem Format nicht vorbei.

Im B2B-Bereich ist XRechnung nicht verpflichtend, wird aber zunehmend unterstützt. ZUGFeRD bietet hier durch seine Flexibilität und geringere Komplexität Vorteile. Die Hybrid-Struktur erlaubt es, Rechnungen sowohl automatisiert zu verarbeiten als auch bei Bedarf visuell zu prüfen – ein praktischer Vorteil im Geschäftsalltag.