Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen können. Diese Regelung betrifft B2B- und B2G-Geschäfte unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche, wie das Bundesfinanzministerium bestätigt.

Was ist eine E-Rechnung nach gesetzlicher Definition?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die die europäische Norm EN 16931 erfüllt. In Deutschland gelten zwei Formate als konform mit den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen:

  • XRechnung: Wird in den meisten Fällen ausschließlich akzeptiert
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Gültig sind die Profile Comfort und Extended, nicht jedoch MINIMUM und BASIC-WL

Eine wichtige Klarstellung seit 2025: Standard-PDF-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, gelten nicht als elektronische Rechnung im Sinne dieser Vorgaben. Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.

Gestaffelter Implementierungszeitplan

Die Einführung erfolgte stufenweise, um besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu berücksichtigen. Seit 1. Januar 2025 ist die Empfangspflicht aktiv – alle deutschen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung empfangen können.

Die Regelung betrifft alle Unternehmen, die in Deutschland Geschäfte tätigen und Rechnungen ausstellen. Branchen- oder Größenausnahmen existieren nicht.

Technische Anforderungen an konforme Rechnungen

Rechnungen müssen drei zentrale Bedingungen erfüllen:

  • Strukturiertes elektronisches Format (XRechnung oder ZUGFeRD)
  • Konformität mit der Norm EN 16931
  • Korrekte Formatversion und Profile (bei ZUGFeRD: ab Version 2.0.1, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL)

Nicht akzeptiert werden Papierrechnungen, elektronische Rechnungen ohne EN 16931-Konformität sowie Standard-PDF-Rechnungen per E-Mail.

Regionale Unterschiede bei der Formatakzeptanz

Laut DATEV gibt es regionale Unterschiede bei der Akzeptanz der Formate: Während in den meisten Fällen ausschließlich XRechnungen akzeptiert werden, sind in einigen Bundesländern auch ZUGFeRD-Formate zulässig. Unternehmen sollten vor der Implementierung prüfen, welche Anforderungen ihre Geschäftspartner und Bundesländer stellen.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Die Empfangspflicht gilt seit mehr als anderthalb Jahren – Unternehmen, die ihre Systeme noch nicht angepasst haben, sollten dies umgehend nachholen.

Die Umstellung betrifft sowohl die technische Infrastruktur als auch interne Prozesse zur Rechnungsverarbeitung. Buchhaltungssoftware muss die strukturierten Formate verarbeiten können, und Mitarbeitende benötigen entsprechende Schulungen.